Ein Jahr Vorbereitung in Tagen: Hinter den Kulissen unserer MICE-Messe
Eine Messe dauert einen Tag — ihre Vorbereitung ein ganzes Jahr
© eap
Wenn sich am Messetag die Türen öffnen, wirkt alles selbstverständlich. Besucher:innen erleben Gespräche, Kontakte und Inspiration. Doch hinter jeder Messe steckt ein engagiertes Team und Monate voller Ideen, Planung und Zusammenarbeit. Unsere KnoWhere! findet nur einmal im Jahr statt — und genau deshalb zählt jeder Schritt dorthin. Vom ersten Gedanken bis zum letzten Kabel, das verlegt wird.
Wir nehmen euch mit hinter die Kulissen und zeigen, wie aus unseren Ideen ein persönliches, inspirierendes Messe-Erlebnis wird.
1. Die Vision: Qualität statt Größe
Am Anfang steht keine To-do-Liste. Am Anfang steht die Frage:
"Wie schaffen wir eine Messe, die inspiriert, verbindet und echten Mehrwert bietet?"
Unsere Antwort: Gerade bei einer kleineren, persönlichen Messe zählt jedes Detail. Jeder Quadratmeter, jede Aktivität beeinflusst das Erlebnis. Ziel ist nicht Größe, sondern Qualität: Begegnungen ermöglichen, Austausch fördern, Inspiration schaffen.
In Brainstormings entstehen unsere Ideen: manche konkret, manche vage, manche vielleicht ein bisschen zu ambitioniert. Sie werden gesammelt, verworfen, weitergedacht.
2. Das Team: Kleine Runde, große Wirkung
Hinter einer kleinen Messe steht ein enges Organisations-Team: Projektmanagement, Technik, Marketing und Logistik arbeiten Hand in Hand.
Nicht nur Meetings und Zeitpläne prägen die Vorbereitung – es sind auch die kleinen Momente: spontane Gedanken, Diskussionen, Lachen, gemeinsame Problemlösungen.
"Was wäre, wenn wir das anders machen?" oder "Könnten wir das persönlicher gestalten?"
Jede Idee, jede Entscheidung trägt dazu bei, dass die Messe später lebendig wird. Genau diese Dynamik macht den Prozess besonders.
3. Planung & Vorbereitung: Vom Konzept zur Realität
Monate vor der Messe entsteht das Konzept und aus Vision wird Planung. Saalpläne entstehen. Stände werden koordiniert. Partner und Speaker eingebunden. Technik organisiert. Abläufe definiert.
Alles muss zusammenpassen, allen Beteiligten echten Mehrwert bieten und flüssig ineinandergreifen – wie ein großes Puzzle. Hier zeigt sich, wie viele Details zusammenspielen müssen, denn besonders bei einer kleineren Veranstaltung spürt man Ungenauigkeiten sofort.
Deshalb wird abgestimmt, überprüft, angepasst. Immer mit dem Blick darauf, dass Aussteller und Besucher gleichermaßen profitieren.
© Lisa Rastl
4. Aufbau & Technik: Ideen werden sichtbar
Wenige Tage vor der Messe werden unsere Pläne greifbar: Stände, Technik, Beschilderung und Abläufe stimmen wir minutiös ab.
Der Tag des Events ist gekommen. Die Räume füllen sich, Stände werden eingerichtet, Technik wird installiert. Mit jedem aufgebauten Element steigt die Spannung. Alles muss sitzen, bevor die Türen sich öffnen.
"Ist alles bereit? Können wir starten?"
Ein Moment voller Konzentration, Vorfreude und einem Hauch Nervosität – denn jetzt wird aus Monaten der Vorbereitung ein konkretes Erlebnis.
5. Showtime: Begegnungen mit Wirkung
Dann öffnet sich die Tür. Besucher:innen treten ein, Gespräche beginnen, Ideen werden ausgetauscht und Kontakte geknüpft.
Die Messe läuft. Für das Team ist es der Moment, in dem Planung Realität wird.
Wir beobachten, unterstützen, reagieren – und freuen uns, wenn alles rundläuft. Jede Stunde Vorbereitung spiegelt sich im Erlebnis wider. Das ist der Augenblick, für den wir gearbeitet haben.
© eap
Fazit: Lernen, genießen, weiterentwickeln
Die Stärke einer kleineren Messe? Nähe, Intensität, persönliche Begegnungen. Jede Erfahrung ist wertvoll. Mit dem Ende der Messe endet die Arbeit nicht: Feedback wird reflektiert, neue Ideen entstehen bereits für das nächste Jahr.
Am Ende geht es nicht nur um Organisation oder Abläufe. Es geht um Menschen, Austausch und Erlebnisse, die bleiben.
